ACTED recrute un Chargé de Finance, Logistique et Administration

ACTED recrute un Chargé de Finance, Logistique et Administration.

  • Département: Coordination
  • Responsable Hiérarchique; Coordonnateur Pays
  • Lieu: Dakar (avec de potentiels déplacements sur les bases ACTED Sénégal.

Le Chargé de Finance, Logistique et Administration est en charge des aspects financiers, logistiques et administratifs et est garant du respect des procédures d’ACTED. Il travaille sous la supervision directe du Coordonnateur Pays.

Tâches et responsabilités

Finance et administration

Gestion de la trésorerie

  • Tenir à jour les livres de Banque et Caisse de manière quotidienne (physique et électronique) et effectuer les décaissements et encaissements.
  • Réaliser un contrôle hebdomadaire/mensuel entre les soldes des journaux et l’argent physique, formaliser le résultat du contrôle et le communiquer à la Coordination. Suivre les flux financiers (avances de fonds du personnel, des tiers, …) sur une base hebdomadaire pour envoi à la coordination.
  • Effectuer une mise à jour hebdomadaire du suivi des Contrats et Dettes pour envoie à la coordination.
  • Tenir la comptabilité

Respect des procédures

  • S’assurer du respect des procédures ACTED, notamment les procédures logistiques. Pour cela, ne pas procéder à un paiement sans avoir l’ensemble de la documentation requise.
  • Se référer au manuel de procédures pour plus de détails.
  • Organiser les documents comptables (factures et autres pièces justificatives des dépenses) :
  • Réceptionner les documents.
  • Apposer le tampon « payé >> sur chaque facture payée.
  • En cas de réallocation, modifier les documents pour qu’ils soient conformes.
    Respecter les procédures d’archivages mises en place (classement et photocopie des documents)
  • En cas d’audit, collecter les documents demandés.

Tâches administratives

  • Acquitter les impôts et retenues sociales après validation auprès des institutions concernées (Caisse de Sécurité sociale, Institut de Prévoyance Retraite, Centre des services fiscaux de l’état…);
  • Effectuer des paiements et des transferts, changer des devises selon les modalités demandées et approuvées ;
  • Suivre les échéances de factures d’eau, d’électricité, de téléphone, …
  • Appuyer si nécessaire la gestion des dossiers administratifs liés à l’ONG et à son personnel
    national et international.

Logistique

Ses principales fonctions et responsabilités incluent :

  • Planification et Suivi des Achats & Gestion de la Chaîne d’Approvisionnement ;
  • Gestion des Stocks : suivi des entrées et sorties de stock, mettre à jour le fichier du stock (physique et informatique) et faire un inventaire mensuel ;
  • Gestion des Actifs et des Biens (locaux inclus);
  • Gestion de la flotte et du fuel ;
  • Gestion des Télécommunications & des Technologies de l’Information.
  • Sécurité et sanctions Le non-respect de cette description de poste, des procédures ou du protocole peut entraîner des sanctions telles que définies dans le règlement interne.

Compétences requises

  • Rigueur, sérieux, honnêteté et ponctualité.
  • Sens de l’organisation et de l’initiative.
  • Flexibilité.
  • Impartialité, objectivité et confidentialité
  • Connaissances techniques désirables
  • Aptitude de travailler de façon indépendante

Exigences professionnelles

  • Diplôme Universitaire en comptabilité ou en gestion financière
  • Avoir au moins deux ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire
  • Bonne maîtrise du français et de l’Anglais
  • Maîtrise de l’outil informatique Word et Excel (la maîtrise du logiciel SAGA serait un
    atout)

Fautes lourdes (Sanctions conformes au Règlement d’Ordre Intérieur)

  • Vols ou détournements des biens ACTED
  • Non-respect des taches citées ci-dessus
  • Utilisation du nom d’ACTED sans accord préalable de son responsable direct

ACTED est une organisation non gouvernementale Française engagée dans des programmes d’urgence et de développement. Tous les employé(e)s doivent être disponibles et flexibles à tout moment afin de répondre
aux éventuelles urgences.

Conditions

  • Salaire défini en fonction de la grille des salaires ACTED.
  • Lieu de travail: Ce poste est basé à Dakar mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Sénégal en fonction des besoins d’ACTED.

Envoyer CV et lettre de motivation à l’adresse suivante dakar@acted.org avec en référence dans l’objet « Poste Responsable Finance, Logistique et Administration » avant le 25 octobre 2021 à 15h00

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